今や、仕事上のやりとりで欠かせないメール。
電話応対はもちろん、メールの書き方＆送り方も押さえておくべきビジネスマナーとなっています。
しばらくビジネスのメールを書いていないと、書き方を忘れてしまったり、新しい機能が使いこなせないのでは？と、不安になるものです。
ここでしっかりビジネスマナーをおさらいしておきましょう。
メールの機能についておさらいしよう
細かい仕様に関しては、各企業が採用しているシステムによって違いますし、各企業や部署によっては、書き方や機能の使い方にルールが設けられている場合もあります。
ここでは、基本的なメールの企業についておさらいしましょう。
大抵のメールアプリケーションに搭載されている機能としては
「ccやbccの機能」「ファイル添付機能」「署名機能」などがあります。
◆ccとは？
メールを送る相手以外に、上司や同じ部署の人にも同報したい、というときに使います。
メールを送る相手だけでなく、関係のある人たちにも一斉に情報を共有できる便利な機能です。
ただし、同報したメンバーの名前やメールアドレスが表示されるので、基本、お互いに知っている相手であることが前提となります。
お互いに知っている相手ではない場合、情報漏洩に繋がることもあるので注意が必要です。
◆bccとは？
誰に同報したのか知られずに、複数人にメールを送りたい場合に使います。
例えば、取引先にメールをする際、取引先の担当者とは面識のないメンバーにも情報共有をしておきたい時には、bccを使うイメージです。
基本、同報する相手同士に面識がない場合は、bccを使うのが良いでしょう。
ここでクイズです。
to（宛先）：取引先のお客様
cc（同報）：営業社員
bcc（宛先には表示されないが知っておいてほしい人）：営業部長・事務アシスタントチーム
件名／ 納品のご連絡（株式会社ABC）
本文／平素よりお世話になっております。……
それぞれ、どのアドレスが確認できるでしょうか？
答えは
お客様＆営業社員…送信元のあなたのアドレスと、営業社員のアドレスが見られる
営業部長・事務アシスタント…送信元のあなたのアドレス、宛先のお客様のアドレス、営業社員のアドレスが見られる
でした。
◆ファイルの添付機能
メールで作成したWordやExcelなどの文書、画像などのファイルを送りたいときに便利な機能です。
メールの文面はなるべく短くし、詳しくは添付ファイルで確認してもらうのがマナーとなります。
◆署名機能
あらかじめ自分の社名や連絡先などを登録しておくと、文末に自動的につけることができる機能です。
社外用・社内用・英文版など、いくつかパターンを作っておくと便利です。
企業によってはロゴマークの添付についてルールが設けられているところがありますので、ロゴマークの添付には注意が必要です。
ビジネスマナーに沿ったメールの書き方
ビジネスマナーの中でも、メールの件名は重要です。
一目見て、どういうメールかわかるような件名を心がけましょう。
依頼なのか、お知らせなのか、問い合わせなのか、件名で判断がつくように、【重要】【要返信】など、件名の前に着けるとわかりやすいです。
実は意外と多いのが、送り相手の名前の入れ忘れです。
最近は、ccを入れることをルールにしている企業も増えているので、誰宛に送ったものなのかわからない、なんてことになりかねません。
ccを入れる場合は、メール送信相手のお名前（〇〇様）の下に、（cc.〇〇様 or 〇〇さん）と付け加えておくと、より丁寧な印象になります。
同様に多いのが署名忘れ。
こちらも致命的なミスになり得ますので、外部へのメールには、しっかり社名・連絡先などを明記する、社内の場合は部署名をつけて送る様に心掛けると良いでしょう。
忘れそうな人は、前述の署名機能を活用しましょう。
社外向けに社名や部署名、名前、連絡先を明記したバージョンで設定しておけば、社内向けも対応できますので、署名忘れを防ぐことができます。
宛先の後、すぐに用件を書くのもよろしくありません。
取引先宛なら「いつもお世話になっております」
社内の人宛なら「お疲れ様です」
と言った一言を添えてから、用件を書き始めるようにしましょう。
また、メールの文章は、横にずらずら長いと読みづらいので、３０～４０文字くらいで改行した方が読みやすくなります。
添付ファイルは、企業によっては一度に送れる容量に制限を設けているところがあります。
画像の入った書類など、ファイルの容量が数MB以上になる場合は、大容量ファイルを送れる外部サイトを利用すると良いです。
ただし、企業によっては、セキュリティの関係で使用を制限しているケースもあるので、各職場の規定に従いましょう。
こんな時どうする？メールの注意点
メールの機能や書き方についてお伝えしましたが、最も大事なことは職場のルールに従うことです。
最近は、個人情報保護や情報漏えい防止の観点から、データの取り扱いだけでなく、メール送信に関する細かなルールを設けている企業も少なくありません。メールは基本的に一度送ると訂正ができません。
一般的なビジネスマナーとしては、問題ないメールでも、職場のルール違反になる場合もあり、後々トラブルになることもあり得ます。
職場でメール送信に関する規定やルールがないか、しっかり確認しておきましょう。
主な確認事項としては、
「どのような要件の際にccやbccを使うのか」
「ccやbcc機能を使う際、共有しておかなければならない人は誰なのか」
「外部宛と社内宛のメールの取り扱い方、署名の書き方、添付ファイル」
などです。
返信を要するものは、自分ですぐに返信していいものなのか、上司の確認が必要なのか、いつまでに返信すればいいのか確認しましょう。
その他、企業独自のルールがあると思いますので、しっかり確認しましょう。
まとめ
メールの書き方のビジネスマナーはあくまでも基本です。
上記でも述べたように、各職場のルールに合わせることが一番大事です。
ルールブック通りいかないのは大変かもしれませんが、逆に、最初にルールをきちんと確認しておくことで「この人デキる」と思わせることもできます。
仕事をする際一番使うツールですので、しっかりマスターしておきましょう。
提供・しゅふJOBナビ
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