複数パートの面接をした結果「いくつかの職場から内定を貰った！」というと、同時に頭を悩ませるのが「どうやってお断りしよう？」ということ。
辞退の仕方やタイミングについて、悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
内定辞退の罪悪感を感じる必要はありません。しかし、社会人として先方に失礼のないように辞退を伝えたいもの。
内定辞退のマイナス印象を和らげる上手な辞退のポイントを
・伝えるタイミング
・電話で伝える
・簡潔に伝える
の順番にご紹介します。
内定辞退の意思表示は、できるだけ早く伝えるのが鉄則
採用の連絡後に辞退をする場合は、できるだけ早く採用辞退の連絡を入れましょう。
できれば、内定の連絡をもらった後、２～３日以内に辞退の意思を伝えられるのが理想です。
なぜなら、企業側は内定を出した時点で、採用活動を終了してしまう可能性があるから。
早めに辞退の意思を表明していれば次点の方に声をかけるなどで対処できたことも、時間が経つことでその機会を無くし迷惑をかけてしまうことも考えられます。
もし、他の職場からの返事を待って、内定を受けるか辞退するかを決めたいのであれば、「何日まで正式な返事を待ってほしい」といった具合に、返事までの猶予をもらうことが理想です。
一度、内定承諾の意思を見せてからの内定辞退はできれば避けたいところですが、諸事情でどうしても辞退したい場合は、なるべく早い段階で担当者に連絡するのが礼儀です。
辞退を伝えるときには、
・面接に時間を割いてもらったお礼
・辞退に対しての謝罪
の2点を丁寧に伝えます。
とにかく誠実に、心を込めて伝えることが重要です。
メールで伝えるのはNG。電話で伝えましょう
最近の企業は、パートの採用活動を、メールやSNSを通じて行うところが多くなっています。
入り口はメールのやり取りからだったとしても、内定辞退のような重要な連絡は、電話を入れて直接話をするというのが正しいビジネスマナーです。
内定辞退の連絡は、できればしたくない種類の連絡ですが、だからといって、メールで済ますというのは、社会人として常識を疑われるレベルの行為と受け取られることもあります。
最低でも、直接採用担当者と電話をして、内定辞退の意思を伝えるようにしましょう。
そしてダラダラと体のいい断り文句を続けたり、言い訳をする必要はありません。
内容は簡潔にまとめて話しましょう。
電話の相手は仕事中ですから、忙しい中時間を割いて話を聞いてもらっているということを忘れずに。
話を聞く先方への配慮を忘れないようにしましょう。
内容は簡潔に！＆丁寧に・誠実に。
内定辞退の罪悪感から、長々と内定辞退の理由・謝罪の言葉を続ける人も中にはいます。
ただ、先述したように採用担当者も仕事中の忙しい身ですから、くどくどと話を続けられるのは、とても苦痛に感じるものです。
内定辞退の連絡はできるだけ簡潔に！を心がけましょう。
ただし、丁寧さ、誠実さは損なわないように注意をしましょう。
例えば、パートの内定辞退をするときは、
「先日パートの面接をしていただいた〇〇と申します。先日はお忙しい中お時間を割いていただきありがとうございました。色々と考えた結果、今回は辞退をさせてただきたく、お電話いたしました。大変申し訳ありませんが、ご理解いただけると幸いです。」
と、このくらいの簡潔さで十分です。
採用する側も不採用を出すこともありますし、内定辞退者が出ることも想定済ですから、内定辞退の電話だからと言っていきなり怒り出したりするケースは、そうあるものではありません。
ただし、内定承諾後の辞退は、相手から嫌味を言われたり、強く言われたりすることがりますので、その覚悟は必要かもしれません。
何よりくどくど長話をするのは良くないので、スパッと用件のみを伝えて話を切り上げましょう。
敬語は正しく、適切に！
また、丁寧に伝えようとするあまり、冗長になってしまったり、過剰な敬語になってしまう方も。
電話を入れる前には、何を話すか、箇条書きにするなど整理をしてから連絡をすることをおすすめしますが、敬語はとっさの時に出てきにくいもの。連絡前に、こういう風に話そう…とさらっておくと良いでしょう。
敬語はとても難しく、いきなり使いこなすのは至難の業。
本来の正しい日本語の使い方ではないけれど、敬語と同等に認知されてきている言葉もあり、世代間によって受け止め方が異なる敬語もあります。
パートでよく使う代表的な「間違いやすい敬語」も押さえておくと安心です。
辞退理由を無理に言う必要はありません
パート面接後の内定辞退で一番多い理由が「急に介護が必要になった」です。
事実ならともかく、そうでないならば採用面接官にとっては聞き飽きている断り文句ですから、相手をうんざりさせるだけでメリットは１つもありません。
内定辞退の電話連絡の中では、辞退の理由は無理に話す必要はありません。
ただ、中には「辞退の理由は何ですか？」と聞いてくる担当者もいます。もしも辞退理由を聞かれた場合は、「一身上の都合で」「個人的なことで申し上げにくいので・・・」といった、常套文句でかわすのがスマートです。
正直に答えると、かえって話が長引いたり、引き止められる可能性が高くなります。
まとめ
パート面接を受けてみたものの、「実際行ってみたらイメージと違った」「なんだかしっくりこない」などの理由で内定を辞退することもあるでしょう。
断りの連絡は気が重いもので、できれば避けて通りたい事柄ですが、社会人として不誠実なことはしないようにしましょう。
・電話で丁寧にかつ簡潔に、用件のみ伝えること。
・感謝と謝罪の言葉を忘れずに添えること。
ここをしっかり押さえてスマートに内定辞退の連絡を済ませましょう。
提供・しゅふJOBナビ
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