職場ではいろんな立場の人とうまく協力関係を築いて仕事を進めていく必要がありますよね。でも、人によってコミュニケーションの取り方も違うし、難しいと感じる人も多いと思います。今回は、相手の立場とシチュエーションによって変えるべき話し方や行動のポイントをご紹介します。
職場では、上司や同僚、後輩や部下、取引先の人などあらゆる立場／年齢の人と協力して仕事を進めていかなければなりません。
円滑に仕事を進めるうえで、きちんとした人間関係を構築することは非常に重要です。そこで今回は、職場の人間関係をよりよくするための振る舞いや話し方のポイントをご紹介します。
■忙しい上司には「いつ・何を・どうするか」だけ報告する
よく話し方の基本として「５W１Hをきちんと伝えよう」と言われることがあると思います。
５W１Hとは「What・When・Where・Who・Why」の５Wと「How」の１Hを合わせた言葉で、「どういう理由で」「何を」「いつ」「どこで」「だれが」「どのように行うのか」ということを伝えることですが、ビジネスの場でこういったことをすべて伝えていたら、話がとても長くなってしまいます。
忙しくしている上司にはひとまず「いつ・何を・どうするか」だけは先に伝えましょう。
「～の件ですが、○日に発注することになりました」などと簡潔に伝えます。ほかに上司の頭の中で知りたい情報があれば、上司のほうから質問が来るはずです。
また、こちらから補足したいことがあれば、上司の時間が空いたタイミングを見つけて、「先ほど報告した○○の件ですが」という感じで、二回目の連絡タイムを設けます。
そうすることで、忙しい上司が忘れてしまうのを防ぐことができますし、こちらから相談したいことも伝えやすくなります。
■打ち合わせや会議ではタスクを必ず持ち帰る
打ち合わせや会議では、その時間を無駄にしないように事前に５分ほど時間を取って確認事項や質問をまとめて書き出しておきましょう。
また、何かの提案を受けるときは相手の会社が過去にどんな成果を出してきたか、その成功例の中で自社に生かせることはないか、どんなポイントを押さえておいてほしいのか、予算はどのくらいなのか、ということだけは最低限ハッキリさせておいてください。
会議や打ち合わせが進む中で、きちんとこちらの要望や改善を希望する点を伝える必要があります。
そのときには雰囲気やイメージで伝えるのではなく、データや経験則に基づいてはっきりと、相手に求めることを伝えましょう。ぼんやりしたまま伝えると相手もゴールが見えなくなってしまい、手探り状態のまま作業を始めることになってしまいます。
会議の最後には必ずお互いに持ち帰りのタスク、それぞれの締め切りを確認するとその後の動きがスムーズになります。
「こちらでは～～を○日までにご用意しますので、～～を×日までにお願いします」というように、お互いに協力しながらプロジェクトを進めていくことがスムーズなビジネスのヒントです。
■同僚にお願いするときは「メモ」を一緒に手渡す
何か同僚にお願いしなければならないときってありますよね。
体調不良で早退したり、有給休暇を取得したりして職場にいないときもあると思います。そういうとき、お願いごとをしづらいと感じる人がいるかもしれませんが、きちんと引き継ぎをすれば問題ありません。
こういうときには口頭で引き継ぎをお願いするだけでなく、メモを手渡すようにしましょう。
メールで送りつけると、冷たい印象になってしまい、お願いされたほうもいい気分にならないことが多いですし、口頭で伝えるだけだとヌケモレが生じやすいので、手書きのあたたかさも感じるメモがちょうどいいでしょう。
また、お願いするときには仕事の忙しさと能力、手のすき具合を見て最適と思われる人に声を掛けましょう。忙しそうにしている人にお願いするしかないなら、「いつ・なにを・どうやる」ということを簡潔に伝えてください。それと合わせて、自分以外にこの件についてわかる人がいればその人の名前も伝えておくスムーズに進みます。
■後輩や部下の悩みには「寄り添い」と「理解」を
部下や後輩から悩みを打ち明けられたり、相談を受けたりすることがあるかもしれません。
そんなときは相手の気持ちに寄り添いながら、理解しているということを示してから具体的な解決策を提示する流れが◎。
アドバイスから入ってしまうと、「先輩は仕事がデキるからそう思うだけだ」と相手がなかなか受け入れてくれません。まずは相手の心に寄り添い、悩みを理解してあげてください。ただ、そのときに「私もそういう悩みを持った経験があるよ」と自分の話ばかりしてしまっては、相手は心を閉ざしてしまいます。
自分の話は簡潔に済ませて、理解・共感していることを示し、その場でアドバイスするのではなく「いい解決策を考えてみるから、ちょっとだけ時間をちょうだい」と少しだけ時間を置きましょう。１日～２日ほど時間を置いたら、一緒にご飯に行って解決策を提示したり、ふたりで仕事へ行ったときにアドバイスしたりしてみてください。
部下や後輩は、わざわざ自分のためにいろいろと考えてくれたんだと嬉しくなって、あなたのことを信頼してくれるはずです。
■さまざまな立場・年齢の人に合わせたコミュニケーションを
デキる女性は、いろんな立場・年齢の人に合わせた話し方をするだけでなく、相手の置かれている状況にも合わせて話をします。
また、ただ仕事をするだけでなく、チーム全体を見てバランスをうまく取るという役割を同時にこなすことができます。もしもあなたが、今の職場で人との関係性に苦しんでいるのであれば、今回ご紹介したことがなにかの役に立てば幸いです。
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