ほとんどのお仕事で切っても切り離せない「電話」。
電話応募が必要という会社もありますし、面接の日程について打ち合わせをするために電話をすることもあるでしょう。
久し振りのお仕事探しの場合、
「電話をかけても失礼にならない時間帯は何時頃？」 「担当者の名前が不明な時は何て言ったらいいの？」
など、受話器をとってから迷うことってありますよね。
今回は、好印象に繋がる「ビジネス電話マナー」をおさらいしていきましょう！
実は慣れが最も重要。ビジネス電話のマナーとは
ビジネスの電話が久しぶりの場合、事前のシミュレーションが必要です。
パートの求人へ応募することになり、応募先に電話をかけることになった時。
もしくは応募後、電話がかかってくることがあるかもしれません。
第一声で、何を言ったらいいんだろう？と戸惑うことがないように、想像＆練習をしておきましょう！
•電話を受けるとき
電話を受けるときは「はい、○○でございます」と名乗りましょう。
「は～い、もしもし！」と出る方もいますが、これではビジネス感がありません。
家族や子どもと話すわけではないので、きちんと大人の対応を心がけましょう。
•自分で電話をかけるとき
自分でかけるときは「○○と申しますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか？」と伝えましょう。
担当者がわからない場合、「○○のお仕事に応募しました、○○と申します。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と言うのもOKです。
•電話で話す時のポイント
電話を受けるにしろ、かけるにしろ、話し方は大切です。
まず、ハキハキと話しましょう。語尾をのばすと、幼く、頼りなく感じられてしまいます。
話し方は癖が出るところですが、自分ではなかなか気づきにくいもの。
「私って話し方の癖がある？」と家族や友人にアドバイスを求めてみてもいいかもしれません。
また、久しぶりのお仕事の場合に意外と多いのが、フランクすぎる相づちです。
あいづちは「はい」が基本です。
「うん、うん」「あ～なるほど～」という方もいるのですが、カジュアルすぎるのでぐっとこらえてください。
•電話をするとき準備したほうがいいもの
メール全盛になった今も、電話のマナーだけは変わりません。
電話の時に絶対に必要なものは、メモ帳と筆記用具です。話しながら、大切な事は必ず、書き留めましょう。
面接の日程の打ち合わせを電話でする場合、面接の日付、時間、場所、持ち物を口頭で説明を受けることがほとんどです。
もし急に電話を受けて、メモがすぐ手元にない場合「メモを取りたいので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか。」と一言伝えると、相手も気分を害しません。
メモを取った後、念のため復唱して確認をさせてもらえると認識の相違がなくなるので安心です。
ビジネス電話は慣れが一番大事で、どんなに優秀な人でも、数をこなさないとなかなか上手く取れないものです。
逆に、毎日何本もの電話対応をしている人は、ほかの作業をしながらでも、しっかり電話対応をすることができたりします。
家族や友達と話すような口調で話をすると、毎日仕事上で電話をしている人は「この人に電話を任せられるかな？」と不安に思われてしまうこともあります。
まずは、基本的なフレーズを、実際に口にして、感覚を取り戻すと良いでしょう。
ブランクがあるほど、マナーや勘を取り戻すのにちょっと時間がかかってしまいます。
できるなら、事前に話すことをメモしておいて、何度か口に出して読んでから、電話をかけるのが理想です。
久し振りで焦ってしまいがちな「電話」だからこそ、そのくらい準備に時間をかけておくと、いざとなった時自分も安心して話せます。
絶対NG！ひんしゅくをかってしまう電話のタイミング
職場には、「繁忙時間」というものがあります。
職種によって異なるのですが、だいたい朝と正午は避けたほうが良さそうです。
・飲食店
混雑しがちなランチタイムや、ディナータイムは特に多忙です。
・スーパーマーケット
お客さんが増えるお昼前と、仕事終わりの買い物客が増える夕方は避けましょう。
・オフィス
朝一番は確認事項が多く、その対応に追われていたり、朝礼をする会社もあります。
また、昼の休憩時間も人が減るので電話対応が忙しくなりがちです。担当者がお昼で離席をしていることもあります。この時間帯の電話は避けるのが良いでしょう。
•忙しいタイミングを避けたほうがいい理由
相手が忙しい時間に電話をすると、相手方は最低限の要件だけで電話を切ろうとします。
聞きたかったことを聞けなかったり、早口で話されて何を言っているのかわからないのに、聞き直せなかったりすることも。
ただでさえ、パート面接に関する電話は緊張して言葉につまったり、ハキハキ話せなかったり、肝心なことが言えなくなってしまいがちなので、忙しいとわかっている時間に電話しても良いことは何一つありません。
また、タイミングが悪すぎると、「なぜ忙しい時間にかけてきたんだ？こっちは昼食中なのに」と不快感を持たれたり、マイナスの印象を与えてしまうこともあります。
電話をかけるタイミングを図るのが難しい場合は、名乗った後に、「今、お時間大丈夫でしょうか？」と、一言添えて、相手の状況を確認するのがよいでしょう。
もし、事前にメールのやりとりなどをしているようであれば、「お電話差し上げる場合、何時頃がご都合よろしいでしょうか？」と聞いてみるのもいいと思います。
•繁忙時間とわかっていても急ぎで連絡したほうがいい場合
電車の遅延などで面接の時間に遅れそうな時など、不測の事態が生じた時は、なるべく早いタイミングで電話をするようにしましょう。
その際は、遅れていることを詫びること、どのくらい遅れそうなのかを伝え、待っていてもらった方がよいのか、それとも再度面接日程を調整した方がよいか、相手の都合を伺いましょう。
時間を頂戴していることを忘れずに、相手に配慮するようにしましょう。
電話で応募する時に確認したいこと
電話で応募をする前には、あらかじめ聞くことを用意しておきましょう！
まず最初に聞くべきことは、まだパートの応募を受け付けているか？です。
その際には何を見て応募したかも伝えるとよいでしょう。
「○○と申します。○○を見て求人に応募したいのですが、担当者様はいらっしゃいますか」 「○○と申します。○○を見て求人に応募したいのですが、まだ募集はされていらっしゃいますか」
もう応募が終わっているのに長々と質問をしてしまうのは、お互いに時間のロスですから、締め切ってしまっていたら「ありがとうございました」とお礼を言って、電話を切りましょう。
まだ募集中の場合は、事前に確認したいことをまとめておき、長電話にならないよう、端的に質問しましょう。
・応募に必要なもの (履歴書など) ・面接の日程、時間の確認（復唱をして、聞いたことが間違っていないか確認しましょう） ・面接の場所（オープン前店舗の場合や集団面接は、実際に働く場所以外で行うこともあります）
よく、この時点で給与や有休、社保について聞く人がいますが、あまり良い印象を持たれません。
それは面接の場で、担当者が説明する事項ですから、その際に不明であれば、質問しましょう。
面接前から雇用条件を長々聞いても意味がありませんし、印象も悪くなってしまいます。
どうしても聞きたいことがある場合は、1つか2つだけ、簡潔に聞きましょう。
まとめ
日常生活とは言葉づかいが変わる、ビジネス電話は、誰でも緊張してしまうものです。
最初から緊張しても大丈夫なように、聞きたいことや話すことを考えておいて、紙に書く・読み上げるなどしてシミュレーションしておきましょう。
配偶者や家族に協力を頼んで、練習相手になってもらうのもいいかもしれません。
応募の電話に対応するのは、たいてい採用に関わる人ですから、その人が面接担当者になる場合は大いにあり得ます。
そのため電話の印象が、採用に影響する可能性も、十分に考えられます。相手目線で、気持ちの良い電話を心がけましょう。
提供・しゅふJOBナビ
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