頼まれごとや誘いは、断りをどう伝えればいいか悩みますよね。メールで断りを伝えようにも、どう切り出していけばいいのか悩んでしまうことが多々あります。断りのメールはどう書けばいいのでしょう。相手を不快にさせない断りのメールを書くときは、参考にしてほしい文例の紹介！
断りのメールで気を付けたいこと
『断る』ということそのものが苦手な人もいるものですよね。曖昧に言葉を濁しながら過ぎ去るのを待つタイプの人は多いです。 プライベートならそれでやり過ごせても、ビジネスの場合はきちんと意志を伝えなくてはいけませんよね。それも仕事の一環なのです。
メールは口頭と違って、相手の表情が見えないぶん言葉選びが重要となります。 言葉ひとつで相手に不快な印象を与えてしまうこともあるのですから、特にビジネス上は慎重にならなくてはいけません。
友達関係での断りのメールならば、元々お互いをわかりあえているので、断りのメールも書き方に気を付けるまでもないでしょうが、顔の見えないビジネス上の相手への仕事の断りはそうはいきません。
自分の思っていることを上手く言葉にしないと伝わり切らない場合もあるものです。 誤解を招く書き方や、一方的な書き方にならないようにじゅうぶんな注意が必要となるのです。
断りのメールは自分本位の考えを押しつけないこと
断りのメールで怖いのは、「そういうつもりで言ったのではなかった」とか「そんなことは言ってない」というような、自分と相手とで言葉の意味の捉え方が違う場合です。
マイナスの印象が強いメールになると、マイナスに言葉を捉えがちになり、それによって誤解が生じる場合があります。仕事をする上で、絶対に避けなければいけないことですよね。
自分が思っていることをそのまま相手に伝えるには、顔を見て直接話せば生じない誤解も、メールというツールを使うだけでいとも簡単に生じてしまうものなのです。
ビジネスで誤解が生じると厄介なことになりますよね。自分一人だけの問題で済まなくなるかもしれません。
伝えにくいことをいかに上手く相手に伝えるか、誤解を招かない書き方や言い方は社会人として身につけておくべきマナーでもあるのです。
反感を買いやすい人は、大体がその言動によるものですよね。
メールも同じです。書き方ひとつで「反感を買いやすい人」になってしまうかもしれないのです。
ビジネスメールは特に慎重にならなければいけません。
断りのメールで相手の負担が多くなる場合
相手がマイナスになる要件を伝えるのは気が重いですよね。でも、それ以上に、言われたほうはもっと気が重くなります。
ですから、メールの冒頭から気を付けなくてはいけません。
普段のメールなら「○○の件についてなのですが･･･」と言っていいところですが、それだと伝わり方が唐突になってしまいます。
＜冒頭の例文＞
「申し訳ありません、○○の件についてなのですが…」
「恐れ入ります、〇〇の件なのですが…」
冒頭にこのような書き方をすると、受け手はなんとなく言いにくいことを伝えてきているのを感じ取ることが出来ます。
冒頭の一言の書き方で、相手に心構えをする準備ができるわけです。
＜中盤の例文＞
「誠に恐縮ではありますが…」
「こちらの勝手な申し出で申し訳ないのですが…」
「お願いばかりで大変恐縮ではありますが…」
このように、相手に心からの言葉を伝えていることをアピールしなくてはいけないですね。
また、「～してください」という書き方は、上から目線に感じられることもあり誤解を招きます。
＜お願いの例文＞
「～していただけますでしょうか」
「～していただけますと、こちらとしてもとても助かります」
「～していただけますようお願いできますでしょうか」
相手に不快な思いをさせないよう、書き方に注意したいですね。
相手からの依頼に対する断りのメール
頼まれたことを断るのも気が重くなるメールです。
断ることにより、相手との関係が悪くなることは、ビジネスならば尚更避けたいところです。
いきなり本題に入るのではなく、注文してくれたことに対するお礼を言わなくてはいけません。そして、そのあとで断りの文章に移るようにしましょう。
＜冒頭の文例＞
「この度は○○を注文していただきありがとうございます」
「○○を評価くださりありがとうございます」
「○○を気に入っていただけたようで大変うれしく思います」
まず最初は感謝の気持ちを伝えましょう。
しかし、断るべきことはきちんと相手に伝えなくてはいけません。
曖昧な言い方をせず、はっきりと、しかし丁寧に断らなくてはいけませんね。
＜断りの文例＞
「不本意ではございますか、〇〇の件はお受け致しかねます」
「申し訳ないのですが、○○の件をお受けすることはできません」
「〇〇の件ですが、お応えすることはできかねます」
このように、依頼を受けたい気持ちは山々だけれどもできない、という書き方が望ましいですね。
依頼している時点で、相手も答えがYESかNOかわからないわけで、NOの場合も想定しているはずです。
この場合、相手は次の依頼先を探さなければいけないので、返信は早めにするのがマナーでしょう。
返信を先延ばしにされた挙句、やっと返信が来たと思ったら「NO」というのでは、心象が悪くなるだけです。
言いにくいことこそ、返信は早めが基本ですね。
