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2019/09/11

マルチタスクをうまくこなして無理なく定時で帰るコツ

(写真=StudioByTheSea/Shutterstock.com)
(写真=StudioByTheSea/Shutterstock.com)
打ち合わせやメールの返信、資料作成などタスクに追われてばかりのビジネスウーマン。たくさんの作業を同時にできれば良いのですが、体はひとつ。結局は大量のタスクをひとつずつこなしていくしかありません。マルチタスクといえど、ただ納期に間に合えば良いわけではなく、それぞれのクオリティが求められてきます。

上手く同時進行でこなしていければベストですが、一説では「マルチタスクは脳に大きなストレスを与える」とも言われています。けれど、どうしても複数の仕事を同時処理しなければならない場面もあるのがビジネス現場のリアル。

では、どうすれば無理をせずに行えるのでしょう? マルチタスクをうまくこなすためのコツをご紹介します。

すべての仕事をタスク化する

(画像=Getty images®)

やらなければいけないことはどんな些細な事でも、タスクに入れておく癖をつけましょう。記憶に頼っていると、他のタスクが入った途端にヌケが生まれてしまいます。それにより、マルチタスクが複雑化してしまうのです。

タスクには種類があります。
それは「集中タスク」と「消化タスク」のふたつ。「集中タスク」は提案内容を考えたり、クリエイティブな作業だったりと、集中して行わなければならない重要タスクのことで、「消化タスク」は資料を印刷したり、郵便物を送ったりなどの単純作業のことです。
この「集中タスク」が重なってしまうと「消化タスク」は忘れがちになる傾向にあります。

「集中タスク」ばかりを行わないためにも、仕事は「消化タスク」とセットに考え、脳を休ませてあげることです。そうすることで、次の「集中タスク」が上手くいきます。そのためにも、些細なことでもメモを取るようにやっていきましょう。

優先順位は変動するのものだと認識しておく

(画像=Getty images®)

マルチタスクと言えど、ひとつずつ着手していくことに変わりはありません。どんなにたくさんの仕事が同時多発に舞い込んできたとしても、しっかりと時間を取って、すべての仕事に“優先順位”をつけましょう。面倒だと感じるかも知れませんが「次にやること」を頭に入れながら動けるので、結果早く片付きます。

しかし“最優先”は常に変化するものです。次々と仕事が入ってくる環境だと、優先順位は常に変わっていきます。「優先順位をつける必要はないのでは?」と思うかもしれませんが、それは間違い。

「最優先」が新しく入ってきたときに、何を後回しにするのか。この判断を行う際にも、やはり「優先順位」が必要なのです。
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