飲み会は1つのプロジェクトであり、幹事はそのリーダーだ。プロジェクトの大小にかかわらず、成功するかどうかはリーダーの力量にかかっている。

しかし、大事なことは大掛かりな仕掛けや奇抜なアイデアではない。成功する飲み会の幹事に共通しているのは、実に小さく地味なことに「コッソリ」気を付けていることだ。

幹事ノートを作る

幹事に求められるのは徹底したリサーチだ。調べるべきことは多い。参加者の好み、予算、スケジュール、人数、お酒が飲めない人、喫煙者と非喫煙者、男女比、候補の店の場所、料金、料理内容、余興の種類、必要な材料、ちょっとした作業を頼めそうな人物など。リサーチした情報は、抜け漏れを防ぎ後で確認しやすいようノートにまとめるのが良い。

日程調整や会場の人気投票ができる幹事用アプリはいくつか存在するが、個人情報が含まれることやレイアウトの自由度を考慮すると、結局はエクセルや紙のノートが便利であることが多い。ノートに記述することで、決定事項だけでなくボツになった情報もログとして残るため、「この店はどうして候補から外れたのだろう？」と調べなおす手間がかからず作業が効率的になる。

使い終わったノートは次の幹事に引き継ぐと重宝されるだろう。

2次会の準備も怠らない

幹事慣れしているビジネスパーソンに話を聞くと、「実は2次会の手配ができているかどうかが成功のカギ」と口をそろえる。1次会が終わって会場の外に出た後、「次はどうする？」「この店は満席だった」と集団で行き場もなくさまようのはいかにも要領が悪い。1次会会場からのアクセスが良くセンスの良いお店は事前にチェックしておきたい。

2次会会場を選ぶ際のポイントは、「1次会とコンセプトが変わること」。和食居酒屋から和食居酒屋ではあまりにも芸がない。1次会が立食やビュッフェなら2次会はゆったり座れるソファ席のある店というように、細やかで気の利いた配慮ができるかどうかがポイントだ。あらかじめ参加できそうなメンバーを確認し、予約も済ませておきたい。

前回の幹事にインタビューして重複を避ける

せっかくスキのないプランを立てることができたとしても、「ここ前にも来たよね」「コース内容も同じだな」「その余興のオチ知っている」となっては台無しである。社内で伝統化されているなど特別な理由がない限りは、過去の飲み会と場所や内容が重複することは避けたい。

それには過去の幹事へのインタビューが欠かせない。使用した会場や料理内容、料金や余興について確認はもちろん、盛り上がったイベントや評判の良かった料理があれば聞いておこう。ついでに、誰が酔いつぶれた、後でクレームがあったなどのトラブルについても耳に入れておくのが良い。

当日はできるだけ「仕切らない」

幹事は準備段階では参加者を募って日程や会場のアナウンスをし、直前には複数回リマインドをするなど積極的に発信していきたいが、当日は裏方に徹するほうが評価は高い。初心者ほど全体の進行や挨拶に力を入れる人が多いのだが、その必要はない。仕切りは開始と終了のスイッチを押すくらいで良く、挨拶など華やかな役回りは飲み会の主役や上司に任せたい。幹事はマイクをパスするくらいにとどめておこう。

当日仕切らなくて済むようにするには、あらかじめ手回しが必要だ。たとえば会計だが、酔いが回ってから手際よく計算して手早く徴収するのはハードルが高いので、事前徴収が推奨される。できれば受付に会計係を置いて集計を済ませてから開宴としたい。