「時はその使い方によって金にも鉛にもなる」－－。フランスの小説家、アントワーヌ・フランソワ・プレヴォの言葉だ。時間の使い方によって、仕事の質は様々に変わる。その方法を紹介しよう。
(本記事は、午堂登紀雄氏の著書『僕が30代で5億円の資産をつくれたのは、誰でもできるシンプルなことを大切にしただけ。』=かんき出版、2013年8月5日=の中から一部を抜粋・編集しています)
「時間密度」を凝縮させる
私がコンサルティング会社に勤めていたときのことです。
クライアント企業のある部長は、毎朝定時に出社するものの、最初にやることは新聞を広げ、コーヒーを飲むことでした。それから30分から1時間経ったところで、ようやく仕事に取りかかります。
もちろん、それでやるべき仕事が片付くのなら問題ありません。でも彼は、毎日残業をしていたのです。
こういう人、実は多いのではないでしょうか。
これを防ぐために、「時間密度」という発想を持ってみましょう。
これは、「24時間すべてみっちり詰めこむ」のではなく、単位時間あたりの処理スピードを上げ、「集中できるときに、集中してやるべきことをやる」という意味です。
そのほかの時間は、適当に気を抜いて流していてもいい、というのが「時間密度」の考え方です。
「残業をしないで、サクッと帰ろう」と思えば、昼間の時間の密度が濃くなります。でも、夕方5時過ぎてから、「まだこれからひと仕事しよう」と思えば、どうしてもダラダラとした時間の使い方になってしまいがちです。とりあえず重要な仕事を片付けてしまえば、あとは別に明日に回しても構わないでしょう。
「時間密度」の高め方
長時間労働をしたからいい仕事ができるのか、いいアウトプットができるのかというと、実際にはそれほど相関関係はなさそうです。
私自身、原稿を執筆するときも、集中してワッと書いたほうが、ダラダラと時間をかけて書いたときより、まとまりのある文章が書けますし、講演のレジュメや企画書も、短時間でまとめたほうが、メッセージが凝縮されたものができ上がります。
つまり先ほどの「時間密度」という発想を導入すると、「スピード」と「クオリティ」が両立できます。「早かろう、まずかろう」ではなく、「早くて、うまい」が実現するわけです。
「クオリティ」を上げるためには、時間をかけてやろうとするよりも、「時間密度」を上げる方向にもっていくのです。
具体的には、たとえば「これからの1時間は伝票処理タイム」「このレポートは30分で終わらせる」と集中的にやるべきことを定めます。
次に、携帯電話やスマートフォンのタイマー機能を使って時間を設定します。そしてヨーイドンでスタートし、一気に片付けるのです。
睡眠時間は削らない
「時間密度」を考えるうえで重要なことがあります。
それは、「集中力」です。
「集中力」がなければ、時間の「密度」は濃くはできません。「時間密度」を上げるために欠かせないエンジンが、「集中力」といえるでしょう。
そのためにも、私は睡眠時間だけは削らないようにしています。
よほどの締め切りに追われているとか、遅れると多大なる損失や迷惑をかけるという場合には寝不足でもなんとかなります。
しかし平時であれば、睡眠不足ほど大敵はありません。寝不足で頭がぼんやりしているときは、どんなに強固な意志をもってしても、「集中力」は高まりません。午後などはむしろ、生産性が下がってしまいます。
また、睡眠不足は前向きな情熱が維持できず弱気になったりネガティブな発想をしがちだということにも気がつきました。
タイムマネジメントとは、睡眠時間を削ってまで仕事を詰め込むことではなく、同じ時間内でよりよいアウトプットをすることです。
「集中力」を上げて、「時間密度」を高める最も重要な鍵は、「睡眠」が握っています。そのため私は、1日7時間から8時間は寝るようにしています。
時間をつくりだすとは、優先順位を変えること
よく耳にする「忙しくてそんな時間がありません」という言葉。
「英語を勉強したいのですが、忙しくて勉強している暇がありません」「スキルアップのために読書をしたいのですが、仕事に追われて時間がありません」とか。
しかし、もし自分の親が病気で倒れたら?
「忙しくて、病院に行っている時間はない」と言うでしょうか。ほとんどの人はすぐに飛んで行くはずです。
あるいは、宝くじの1等が当たっていて、今日が交換の最終日だとしたら?
「忙しくてそんな時間はない」と言うでしょうか。
私ならすべての予定をキャンセルして、風邪で熱が40度あっても、はってでも行きます。
つまり時間が「ある」「なし」は物理的な問題ではなく、その人の心の中での優先順位が高いか低いかの問題だけなのです。
「本当にやりたい」のであれば、どんなことにも優先してやるはず。
「時間がなくて、英語を勉強している暇がない」のは、「必要性を感じていない」「優先順位が低い」「面倒くさい」「ホンネではやりたくない」ということです。
だったら、初めから別のことのために時間を使ったほうが良いと言えます。
緊急度が低いものほど、重要度が高いことがある
私たちは、重要で優先順位が高いことを意外にも、後回しにしてしまいがちです。実際、重要なことのほうがいろいろ考えなければならないので、面倒なものです。
もちろん、それを自分で認識していればよいのですが、無意識のうちに、実はどうでもいいことを先にしていることがあります。これは長時間労働が習慣になっている人によくありがちです。
それを防ぐために、いま抱えている課題を座標軸に当てはめる、有名な考え方があります。
座標軸の縦軸を「緊急度」として、高い、低いに分けます。横軸は「重要度」にして、やはり高い、低いに分けます。
まず「緊急度」が高くて、「重要度」も高いAゾーン。これは優先順位が最も高いことがわかるので、誰でも最初にやるべきだと認識できます。たとえば、「顧客からのクレームが来たからすぐ対応」などがここに当たります。
その次にやりがちなのは、とかく「緊急度」が高くて、「重要度」が低いCゾーン。これは、「メールが来たからすぐ返事」といったことなどです。
しかし、本当に優先順位の高いものは、「緊急度」は低くても「重要度」が高いBゾーンです。
Bゾーンには、たとえば自分の5年後、10年後を考えて、「自分の生き方やキャリアを考える」といったことが入ります。
「5年後に、自分は何をして稼いでいるのか」「今の仕事をそのままやっていて、将来、本当に幸せなのか」「家族が増えたとき、どのような環境をつくっておくべきか」ということは、優先順位が高いでしょう。
とはいえ、今日明日にどうこうしなければならない問題ではない。というか、別にやらなくても、とりあえずは困らない。
それゆえ私たちは、これらを後回しにして、「緊急度」の高い目先のこと、つまりBゾーンよりCゾーンを優先しがちです。
でも、こういうことが将来ボディーブローのように効いてきて、20年、30年経ったあとに「あ、しまった」「もう手遅れだ」ということになりかねません。
「自分は今、何をやるべきなのか」というBゾーンの事柄を、常に意識の片隅に置いておくだけでも、これからの人生が違ってきます。
そうすれば、日々の忙しさにまぎれていても、思い出すことができる。自分の描いた道から外れれば、それに気づくことができるはずです。