キャリア
2020/06/27

残業なしで仕事を終わらせる! 時間が無いなりのタイムマネジメントを

毎日の残業に疲れを溜めている働き女子の皆さん、お仕事を頑張るのはとても素敵なことだけど、余裕の無さは表情や、ちょっとした仕草に出てしまうだけでなく、ミスの原因になってしまうこともあります。時間がないなりの、タイムマネジメントを実践していきましょう!

追われるばかりの仕事から解放!

毎日たくさんあるタスクにひたすら追われて「残業が終わらない!」と嘆く日々……。本当はもっと余裕を持って仕事を丁寧にこなしていきたいけれど、あまりの余裕の無さについついミスも増えがち。時間に常に追われている、お仕事女子こそしっかりとタイムマネジメントしていきましょう!

まずは自分の仕事を理解してもらうことから

仕事のタスクがどんどん増えてしまうのは、“仕事がデキる”と思われている証拠。仕事がデキる人ほど、「あの人に任せておけば問題ないから」とどんどんタスクを積まれていく傾向にあります。

そしてそのタスクを必死にこなすことができてしまうからこそ、仕事の限界量が他人に理解されていない可能性もあります。そのため、まずは自分の仕事を見える化することが大切です。

自分が普段、どれだけの仕事をこなしているのかまずは理解してもらいましょう。自分の仕事を理解してもらうためには、以下のような方法があります。

メールにはCCを入れる


まずは職場のメンバーを出来るだけCCに入れることからはじめましょう。仕事の内容、やりとりをしている相手、そして進歩状況を共有することができます。自分が体調を崩してしまった時はもちろん、引き継ぎなどの作業がスムーズに行えるようになるのがCCを追加しておくメリットです。いくらスキルがあったとしても体は一つ。いつでも引き継ぎや振り分けを出来るよう、環境を整えておきましょう。

また電話に対しても同じです。自分が不在の時に連絡があった場合は、誰にどのような対応をお願いしておくかを相談しておきましょう。複数の仕事が重なっている場合には「可能な限り対応をお願いする」などと決めておくことで、気が散ることなく作業を進めることが出来るようになります。

共有サーバーに資料をアップする

資料を全て完璧に仕上げようとすると、なかなかの時間が必要にまります。
そこで、過去に作った資料を全て共有のサーバーにアップする癖をつけておきましょう。ファイルの取り扱い事項に関してはしっかりと明記して。似た資料を作る時のベースに活用したり、資料内に必要な情報を書き込んでおくことで、スムーズに作業を進めることが出来るようになります。(◯月◯日、◯◯さんに資料を渡し済み、◯日に改めて確認、など)
自分だけでなく、他の人も効率化ができるので仕事が捗るようになります。

案件ごとにファイルを分ける

自分で対応しきれない場合のために、他の人でもわかるよう案件の概要をまとめたファイルを用意しましょう。「どのファイルに何があるのかわからない」といった事態を引き起こさないよう、プリントアウトしてファイリングしておくと良いでしょう。

ファイルをそれぞれに分けて、デスクに置いておくだけでも「この人は今どれだけの仕事をこなしているのか」がわかりやすくなりますよ。
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