社会人になると、季節を問わず歓送迎会が開かれます。歓送迎会で必要なのが幹事。苦手に感じて避けている人も多いでしょうが、それだけに首尾よくこなせば人望が厚くなるチャンスとも考えられます。女性らしい気配りをプラスすることで、「細やかな気配りのできる女性」という評価にもつながるでしょう。女性だからこそできる「さすが！」といわれる幹事のテクニックを学んでいきましょう。
まずは幹事の役割を確認しよう
幹事を頼まれても難しく考える必要はありません。手順さえ知っていればスムーズに進行できます。幹事がやるべきことを確認しましょう。
日程を決める
参加予定者に参加可能な日程をあげてもらい調整します。送別会の場合は、主役に候補日を数日あげてもらい、その中から調整していくと素早く決めることができます。複数の人の日程を調整するウェブサービスもあるので活用してもいいでしょう。
《無料の日程調整サービス》
調整さん URL：https://chouseisan.com/
会場の予約
参加人数に合わせて会場をリサーチします。職場や駅から近い場所など、参加者が迷わずに辿りつけるよう配慮をしましょう。
会費は3,000～5,000円が目安です。参加者の好みにもよりますが、仕事上の出費は少ないほうが歓迎されるのが一般的ですので、コスパ重視で選ぶほうがより多くに人に喜んでもらえるでしょう。
当日の予定を立てる
時間は2時間が目安です。予定時間内に収まるように、あいさつをする人数、余興の時間など調整を行います。予定が決まったら上司などに「乾杯の発声をいただいてもいいですか？」などと事前に依頼しましょう。
あいさつと歓談だけではつまらないので、余興や出し物も企画しておくといいかもしれません。協力してくれそうな若手社員や多彩な上司に声をかけて事前に準備します。当日使うものがあれば、買い出しのサポートを後輩に頼んでおくとよいでしょう。同様にプレゼントや花束の買い出しも担当を決め、予算やイメージを共有しておきましょう。
詳細が決まったら確認のメールやチャットを送る
日程、会場、会費など詳細が決まったら、確認メールを作成して参加者に送信します。会社によってはチャットツールかもしれませんね。会場までの地図やGoogleマップのURLを入れると、より丁寧な印象を持ってもらえます。さらに、座席かテーブル席かまで明記しておくといいかもしれません。特に女性は靴を脱ぐときに気を使うのでうれしいはず。「さすが女性幹事！」と喜んでもらえるでしょう。
参加者名簿を作成し、会費を集める
会費はできる限り歓送迎会が始まる前に集めておきましょう。もらい忘れを防げますし、ドタキャン予防にもなります。事前に参加者名簿を作成しておき、会費を受け取ったらすぐにチェックしておくと、二重請求などのトラブルを防止できます。
当日にすべきことはあとで紹介するとして、お店選びのポイントを見てきましょう。
予約前の小さな手間で評価が上がります！
ネットでも会場探しは十分できますが、実際の店内と写真とでは印象と違う場合もあり「こんなはずではなかった」という感想を抱きやすいポイントです。当日、慌てないためにも会場の下見は“マスト”だと考えておきましょう。
お店に着いたら以下の事項をチェックします。
- 店員の対応が良いかどうか
- 店内だけではなくトイレまで清潔か
- トレンドを押さえたメニューがあるか
- お酒が飲めない人もお酒好きも満足できる飲み放題メニューがあるか
- ダイエット中の女性でも食べられるヘルシーなメニューがあるか すべてを満たすのは難しいかもしれませんが、なるべく多くの条件を満たすことで、センスの良さと気配り上手な点を印象づけやすいでしょう。