久し振りの職場復帰。お客様対応をやっていたし大丈夫…と思っていると、いざ対応をすると、わからないことがいっぱい！
ビジネスマナーは職場の人にもなかなか聞きづらいもの。
お客様から見たら、パートでも社員でも全員が「会社に所属する社員」です。
マナーができていないと、自分が恥ずかしいだけでなく、就職先の上司や先輩にも恥をかかせることになってしまいます…！
ビジネスマナーはパートでも必須のスキル！しっかりと予習・復習しましょう。
今回は、どの会社でも発生するマナーとして
電話の受け方
席順、名刺交換
お茶出し、エレベーターアテンド
をご紹介します。
「電話の受け方」のビジネスマナー
パートのお仕事でも、事務職の場合、電話を受けることが多くなります。
電話を受ける前に、まずは電話の機能を確認しておきましょう。
•電話機能を確認しよう
ポイントは…
・外線と内線の違い
・転送方法
・保留の仕方
・内線の受け方
などを確認します。
一次受けが多くありますので、自分は「どの電話に出て、誰に繋げるのか」をチェックしておきましょう。
•どう名乗るのかを確認しよう
また、電話を受けた時にこちらがなんと名乗るのかを確認するのは大事です。
社名のほか部署名まで名乗らなければいけなかったり、「お電話ありがとうございます」などのあいさつをつけるなど、職場によって設けられたルールもありますので、こちらも確認が必要です。
たとえば…
例「ABC株式会社の、山田でございます。」
例「お電話ありがとうございます。ABC株式会社でございます。」
例「ABC株式会社 総務部の山田が承ります。」
•メモを取ろう
電話に出るときには、必ずメモを取ることも心がけたいポイントです。
電話相手の名前・連絡先をメモしておかないと、後で伝言する際に連絡先が分からず困ってしまうことがあります。
・何時に電話があったか
・相手の名前／所属の企業名
・連絡先の電話番号
・要件
を必ずメモするようにしましょう。
また、聞こえづらかった場合は、「失礼ですが、もう一度お名前をお願いします」と、必ず聞き直すようにしましょう。
•復唱をして確認しよう
何か依頼をいただいた場合は、必ず復唱することも忘れずに。
「〇月〇日の10時からの会議を、13時に変更ですね。」
もし聞き間違えていた場合、12時からですよ、と修正がすぐできます。
•声のトーンに気をつけよう
意外と見落としがちなことが、声のトーン。
電話に出る時は、いつもよりワントーンあげるくらいの気持ちで出ると、印象がよくなります。
キーワードは「笑声（えごえ）」。
目の前でほほ笑んでいるかのように、柔らかく明るい声で話すように心掛けてみてください。
「席順」と「名刺交換」のビジネスマナー
パートだと、来客対応の機会はそれほどないかもしれませんが、ビジネスマナーとして席順についても覚えておきたいものです。
席順は、目上の人に対する敬意を表す意味もありますので、しっかりおさらいをしておきましょう。
•上座（かみざ）・下座（しもざ）
基本、入り口から一番遠い席が上座と言って、目上の方をご案内する席となります。
応接室で、長椅子がある場合は、長椅子の入り口から遠い側が最も目上の方をお通しする席です。
一般的には、その隣の席が２番目になりますが、奥に一人掛けの椅子が配置されている場合は、その席が２番となり、長椅子の手前側が３番、といった具合になります。
と、すこしややこしくなりましたが…
お客様をお通しする際は、最も扉から離れた奥の席にご案内すると覚えておくと良いでしょう。
職場によっては間取りの関係などで、どちらが上座か判断がつかない場合があります。
その場合は必ず事前に確認しておきましょう。
•乗り物のときは？
タクシーや電車など乗り物に乗る場合も窓側・奥側が上座になり、助手席が下座となります。
•名刺交換について…
名刺交換の際も、相手を敬うという気持ちが大切です。
・相手より先に差し出さない
・相手の名刺より下に差し出す
・相手に向けてきれいな名刺を差し出す
・相手の名刺の文字が隠れないように受け取る
・すぐに仕舞わずに商談の際にはテーブルの上に一緒に置いておく
といったことを心がけましょう。
こちら側が数名いる場合は、上司・先輩から先に交換していただきます。
パートや事務職だと自分の名刺を持たされないこともありますが、相手から受け取ることはあります。
自分の名刺がなくてもお相手からは名刺をいただきましょう。
「お茶出し」と「エレベーターアテンド」ビジネスマナー
また、忙しい上司に代わり、お茶出しなどお願いされる機会もあるでしょう。
•お茶のいれ方
お茶は給茶機から持ってくる、というところが多くなっていますが
緑茶をいれる場合、もし可能であれば７０～９０℃くらいのお湯で、すべての湯のみにちょっとずつ注いで、お茶の色がそろうようにするとおいしくいれられます。
茶托は、湯のみをお出しするときに茶托に乗せて出すので、別にまとめて持っていくと落下の心配が減りますよ。
最近はインサートカップ（使い捨てのカップ）を使って、給茶機のボタンを押せば準備完了！というところもあります。
•お茶を出す順番
お茶を出す順番は目上の方、つまり上座から出すのがルールです。
初めてお逢いする方で分からないときでも、椅子の座っている順番でだいたいの序列がわかりますので、その順にお出ししましょう。
扉から一番離れたお客様から順番に、お渡ししていきます。
「お茶をお持ちしました。失礼いたします」
など、声をかけながら置くと、相手にお茶がかかる心配が減るので安心です。
•お見送り
お見送りする際など、エレベーターまで行くことがあると思います。
場合によっては車寄せまでお見送りということもあるでしょう。
可能であれば、お客様より一足先にエレベーターに行き、ボタンを押しておきます。
お客様がエレベーターホールに来た時にちょうど開くくらいのタイミングがベストです。
エレベーターは、原則として乗る際も、降りる際もお客様が先です。
ただ、エレベーター内で「開」ボタンを押さえておきたいと言った場合は、「お先に失礼します」と言ってから乗りましょう。
お客様が乗降の際には、ドアを押さえておく心配りも忘れずにしましょう。
まとめ
パートでも、その会社の一員です。
ご来社された方に「この会社のビジネスマナーは・・・」と言われないように、必要最低限は身に着けておきましょう。
「いらっしゃいませ」「ありがとうございました」など、ハキハキした明るい応対をぜひ心がけましょう。
『社員のみんなが素晴らしいビジネスマナーを身に着けている。ここは立派な会社だね。』
と言われるように。
また、ビジネスマナーを身に着けて自信をもって仕事ができるように、努めましょう！
提供・しゅふJOBナビ
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