アマゾン流でマネジメントの悩みを解決!
「管理職1年目の壁」突破法

元アマゾン ジャパン管理職、『amazonのすごいマネジメント』(宝島社)著者の二人が、管理職1年目の女性たちの仕事の悩みに回答! アマゾン流のベストプラクティスを使い、「管理職一年目の壁」を乗り越えるヒント、マネジメントの仕事を楽しむ秘訣を提供していきます

管理職1年目の悩み

著者名

Fさん:管理職歴11カ月/34歳/企画系職種

私が担当する部署は自社サービスの商品開発に関わる部署で、年間を通して忙しい部署です。

そのため、どこに・何から人的リソースを割くか、お金をかけるか、などの優先順位付けがとても大事でそれを判断しなければいけないのですが、いつも「これでいいのか」と自分の判断に自信がありません。

仕事の優先順位の判断方法について、自分の決断に自信を持つための方法が知りたいです。

著者名

【回答者プロフィール】
太田理加さん

アマゾン ジャパンに入社後、約13年間、新規ビジネス立案・立ち上げを担当し、立ち上げたビジネスの事業責任者を歴任。新規ビジネスをつくるということは、そのビジネスを実行する組織を一からつくること。よって、採用・人材育成・組織づくりに尽力。リーダーシップにフォーカスした幹部育成にも力を入れ、チームでイノベーションを起こす。2020年3月にaLLHANz合同会社共同代表に就任

太田さんからの回答:まずは「重要度」と「緊急度」の二軸でタスクを整理して

やるべきことが山積みの状態だと、考える時間すら惜しく、締切の期限が近いものから手をつけていきがち。私も同じような経験があります。

そんな時は、たとえ時間がかかってしまっても、仕事の棚卸しをして優先順位をつけたいですよね。

優先順位をつける方法には、「重要度」と「緊急度」のニ軸で考える方法があります。私も使っていますが、分かりやすく取り組みやすいのでおすすめです。

仕事を重要度と緊急度の高低で四つに分類し、その分類ごとに、優先度と対応の仕方を決めていきます。

アマゾン流・管理職1年目から知っておきたい「仕事の優先順位」のつけ方
(画像=『Woman type』より引用)

最も優先度が高いのは、重要度と緊急度の両方高い右上の象限に振り分けた仕事です。

例えば、会社の業績にインパクトのある新しいサービスを作るプロジェクトや、大きな新規営業先の開拓など。言うまでもなく、真っ先にここに時間を割きます。

次に取り掛かるべきが、「重要度は低いけれど、締め切りがあるなど緊急度の高い」もの。上のグラフでいうと、左上の象限に振り分けられる仕事です。

例えば、日々のレポートや報告だけのミーティングなどがここに当てはまります。仕事の棚卸しをしてみると、ここに振り分けられる仕事が多いことに気づくかもしれません。

ただ、ここの仕事はなるべく時間をかけないようにすることが必要。出来るだけ自動化・テンプレート化をして、貴重なリソースを使わないようにしましょう。

ミーティングや週次報告などは、なんとなく「決まりだから」や「ずっとやっていたから」ということで続いているものもあるはず。本当に全て必要な仕事かどうかは、改めて見直してみてもいいかもしれませんね。

管理職であるFさんが現状の課題改善を目的に関係者と交渉すれば、その仕事をなくしたり、頻度を下げたりすることもできるかもしれません。効率化を徹底していきましょう。

アマゾン流・管理職1年目から知っておきたい「仕事の優先順位」のつけ方
(画像=『Woman type』より引用)

その次に、「緊急度は低いけれど、重要度が高い」もの。例えば、中長期的なサービスの計画や、顧客ニーズが今後どうなっていくのか予測し、理解することなどがグラフの右下のところに振り分けられます。

ここの仕事は、緊急度の高い仕事に時間をとられて、手をつけられていない人も多いかもしれません。

でも、ここに振り分けられた仕事は、マネージャーにとっては大切な仕事一つです。スケジュール管理ツールをうまく使うなどして、時間を予め割り当てておくとよいと思います。

毎日少しずつ時間をとって取り組む、 もしくは週のうち数時間はこの業務に取り組むなど、「忙しくて手をつけられなかった」ということがないようにしておきます。

アマゾン流・管理職1年目から知っておきたい「仕事の優先順位」のつけ方
(画像=『Woman type』より引用)

最後に、「重要度も緊急度も高くない」もの。グラフの左下に振り分けた仕事は、言うまでもなく、優先度は一番低いです。

例えば、書類のファイリングや名刺の整理、備品の整理など。こういうものは、仕事が山積みのときには後回しにして優先度の高いものに取り組みましょう。