②上司あてのセールス電話、どう対応する?

【場面】

もしもし商事経理部には、山野経理部長宛てに強引なセールス電話がたびたびかかってくるため、山野部長から「誰からどんな用件でかかってきた電話なのか、確認してから取り次ぐように」と指示されています。

【問題】

「藤井です。経理部長いますか?」という電話がかかってきました。「失礼ですが、どちらの藤井様でしょうか?」と聞いたところ、「経理部長につないでくれればわかる。」と言われました。このあとの対応の仕方として適当なものはどれですか。次の中から1つ選びなさい。

1.「申し訳ございません。山野から、会社名をお聞きするように申しつかっております。会社名を教えていただけますか。」
2.「申し訳ございません。山野から、ご用件を承るように申しつかっております。」
3.「申し訳ございません。経理部長からご用件をお聞きしてから、おつなぎするように申しつかっております。」
4.「申し訳ございません。どのようなご用件でしょうか。私どもでは、セールス電話が多いので、お聞きしてからおつなぎしております。」

【正解と解説】

この問題のポイントは、相手が名字しか名乗っておらず、経理部長の名前を知らない可能性があること。安易に名前を教えてしまうのは避けた方がよい。一方、4の応対では、いかにもセールス電話と疑っているようで、クレームにつながりかねない。したがって、「3」 が正解。

よくあるセールス電話への応対にも、「個人情報を守る」「相手に失礼のない言い回し」「担当者から言われていると前置きした上で」「用件をはっきり聞く」など、いくつものポイントが詰まっている。
「社会人経験を持つ受講者でも、電話応対の基本的なマナーや、個人情報の扱いを理解していない方は案外多い。何気ない一言が会社の印象を左右することもあるので、丁寧な応対を心掛けましょう」

③来客と電話が同時に! こんなときどうする?

【問題】

オフィスには、あなた1人しかいません。そこへ急な来客があり、そのお客さまの応対をすることになりましたが、来客応対中に電話がかかってきました。このような場合、かかってきた電話への応対として、最も適切なものはどれですか。次の中から1つ選びなさい。

1.とりあえず電話に出て、来客中と言ってから保留にし、電話の相手を待たせる。
2.来客応対中なので、電話のベルは鳴りっぱなしにして、受話器を取らない。
3.来客に断って電話に出るが、電話の相手には来客中である旨を言って手短に済ませる。
4.すぐに留守番電話に切り替える。

【正解と解説】

電話を保留にして相手を待たせるのは、相手に電話料金の負担がかかる上、不愉快な思いをさせてしまうのでNG。電話を鳴りっぱなしにする、留守番電話に切り替えるのは、いらっしゃったお客さまにとっても気持ちのいいものではない。正解は「3」。「申し訳ございません」とお客さまに断ってから、電話に出よう。

分かっているつもりでも、いざというときにとっさの判断をするのは難しいもの。オフィスでは、マナー本に載っていない臨機応変な対応を求められることも多い。

「マニュアル通り行動するのは得意でも、応用するのは苦手という方は多いようです。電話応対の瞬発力を磨くには、とにかくたくさん電話を取ること。毎回真剣に相手と向き合って応対することで、コミュニケーションスキルが磨けますよ」

「実は、電話応対に唯一の正解はない」と吉川さんは言う。その都度相手のことを考えて行動し、満足してもらえたならば、たとえマニュアル通りでなくともその電話応対は成功なのだ。
電話上手は仕事上手。失敗を怖がらずに経験を積めば、後輩たちのあなたを見る目は、少し変わってくるかもしれない。

【お話を伺った方】 公益財団法人 日本電信電話ユーザ協会 技能検定部長の吉川理恵子さん
著書に『こんな時どうする? 電話の受け方・かけ方 基本からクレーム対応まで』(日本経済新聞出版社)など


提供・働く女のワーク&ライフマガジン『Woman type』(長く仕事を続けたい女性に役立つ、キャリア・働き方・生き方の知恵を発信中)

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