仕事で関わっている人に対して、「あんな言い方しなければよかった」、「もっとうまく伝えられたらよかったのに」と言葉選びについて後悔したことはありませんか?

言葉選びに失敗してしまったことで、思わぬトラブルを招いたり、損をしたりと、仕事がうまく進まなくなったことがある人も、少なくないかもしれません。

逆に、言葉選びが上手な人は、周囲の人に好かれて信頼され、仕事がスムーズに進んでいきますよね。

『会話の9割は「言いかえ力」でうまくいく』(アスコム)著者の心理研究家・津田秀樹さんと、精神科医・西村鋭介さんは、人から好かれる言葉選びには特徴があり、意識すれば誰にでもできるようになると言います。

そこで大事なのが、言葉の言いかえ。3つのケースで「悪い伝え方」と、「良い伝え方」をそれぞれ比べながら、人に好かれる言葉選びのポイントを学んでいきましょう。

【ポイント1】「極端語」を使わない

あなたの後輩がよく遅刻をしてきます。どんな風に注意しますか?

仕事ができる人の言葉の選び方とは? 精神科医と心理研究家が提案する“人に好かれる”言いかえ術
(画像=『Woman type』より引用)

<悪い伝え方>

あなた:どうしていつも遅刻するの?

後輩:すみません、反省してます。

あなた:ちっとも反省が活かされないね。会議の資料はちゃんと持ってきた?

後輩:あ、うっかり忘れました……。

あなた:ありえないよ、あなただけだよこんなに注意されるの。

後輩:すぐとってきます。

あなた:時間の無駄ばっかりだね。みんなから信頼されなくなるよ。

<良い伝え方>

あなた:どうして遅刻するの?

後輩:すみません、反省してます。

あなた:反省を活かしていこうね。会議の資料は持ってきた?

後輩:あ、うっかり忘れました……。

あなた:誰でも忘れることはあるけど、もう少し自覚を持とう。

後輩:すぐとってきます。

あなた:時間は有効活用しよう。あなたに期待してるよ。

相手に「もっと言葉が刺さるようにしなきゃ」という気持ちから、人に注意をするときには「いつも」や「ちっとも」などの極端語が増えがちになります。しかし、それでは逆効果。

極端語で叱られることによって相手の心には反論や反発心が芽生えてしまい、結果的に言葉が届かなくなってしまうと津田さん、西村さんは言います。

相手の心に届く伝え方がしたいなら、極端語を抜いてみましょう。

【ポイント2】断るときは理由と代案を入れる

先輩社員から、残業して仕事を手伝ってもらうように言われたとします。どうしても断らないといけない場合、あなたならどうしますか?

仕事ができる人の言葉の選び方とは? 精神科医と心理研究家が提案する“人に好かれる”言いかえ術
(画像=『Woman type』より引用)

<悪い伝え方>

先輩:昨日伝えたけど、今日は残業で仕事の手伝いをお願いできるよね?

あなた:はい……。

先輩:じゃあ、まずこの資料を……。

あなた:あの、すみません。今日はやっぱり無理です。

先輩:え、昨日なぜ言わなかったの?

あなた:すみません、私が悪いんです。

先輩:そうか、もう他に頼める人がいないし困ったな……。

<良い伝え方>

先輩:昨日伝えたけど、今日は残業で仕事の手伝いをお願いできるよね?

あなた:申し訳ありません、今日は手伝いができなくなってしまいました。

先輩:え、昨日なぜ言わなかったの?

あなた:実は今日、●●さんと進めていた仕事でミスが見つかり、明日までに対応しなければいけなくなってしまいました。●●さんだけでは処理できないので、私が対応することになったんです。

先輩:そうか、もう他に頼める人がいないし困ったな……。

あなた:▲▲さんがまだいらっしゃるようだったので、代わりに手伝ってもらえるか聞いてみたいと思いますが、いかがですか?

先輩:ぜひお願い。▲▲さんが手伝ってくれそうなら、大丈夫だよ。

誰かのお願いや誘いを断らないといけないときには、「はっきり断る」+「理由」+「謝罪」+「代案」を盛り込むようにして伝えてみましょう。

もしもその場で代案が出せなければ、後で埋め合わせをする提案を。

困っている人に対して、親身になっている姿勢を示すことで、相手の気持ちがほぐれます。