普及しつつあるチャットツールは、使い方に要注意
最近では、メール以外にもさまざまなチャットツールを導入している企業も多いですね。
仲間うちで特定のテーマについて話すなら、確かにチャットは便利でしょう。ただし、やみくもにコミュニケーションツールを増やすのは危険です。
時には『Slack』から、またある時は『Chatwork』や『Messenger』から、まちまちにメッセージが届く。人やチームによって使うツールが異なると、管理が大変でコミュニケーションが滞りかねません。
私の会社では、オンラインコミュニケーションはメールが基本です。メールであれば、使っているツールの種類によらず、社内外の誰とでもやり取りができますからね。
チャットに関しては、ちょっと声を掛けたりメモを回す代わりに、サブツールとして使う程度がおすすめです。
こう考えていくと、リモート時代に必要なテキストコミュニケーションのテクニックとは、単に丁寧な文章が書けることではないのが分かりますね。
仕事の進行をきちんと管理していくスキルや、相手を思いやる心の方が、「きれいな文章を書くこと」よりもよほど重要です。
例文で学ぶ、上司とのメールコミュニケーション
ここからはシチュエーション別に、上司向けに“良いメール”を作成するコツを、例文を用いてご紹介していきます。
①資料の確認を「依頼」する場合
【ポイント】
資料のどこを主に確認すればよいのか、いつまでに確認すべきなのかを明確に書きましょう。
【例】
〇〇課長
お疲れ様です。△△です。
クライアントに提出する提案書のご確認をお願いします。
今回は、従来に比べて価格が低い点を訴求したいと考えています。
週明けに先方に提出予定なので、金曜日の正午までにご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
②仕事の締め切りが間に合わないことを「相談」する場合
【ポイント】
遅れることに対する謝罪だけでなく、遅れる理由と、いつまでに対応が可能なのかをできる限り丁寧に書きましょう。
【例】
〇〇課長
お疲れ様です。△△です。
明日正午に提出予定の●●調査資料についてご相談します。
本日、急ぎのクライアント対応が発生し、資料の作成が遅れています。
提出期限に間に合わない可能性があります。
直前の連絡となり申し訳ございませんが、クライアント対応が終わり次第作成しますので、
明日の18時までお待ちいただけないでしょうか。
以後、スケジュール管理に一層気を付けて取り組んでまいります。
期日に関しまして、ご確認のほどお願いします。
③仕事で分からないことを「質問」する場合
【ポイント】
冒頭で、何に対する質問なのかを簡潔に書きましょう。そのあとで、何に困っているのか、具体的に何が知りたいのかを説明します。
【例】
〇〇課長
お疲れ様です。△△です。
業務ツールの●●についておたずねします。
●●にログインしたところ、
私にアクセス権限が付与されておらず、業務処理ができませんでした。
この場合の対応方法をお教えいただけないでしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
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